Planejamento Empresarial_Manual

Perfil da Empresa


Quando vamos prestar serviços de Assessoria de Imprensa, é importante que o Cliente tenha um perfil do que é a empresa (equipe de trabalho), quem são os integrantes, quais os trabalhos desenvolvidos. A partir de agora, vamos destrinçar um exemplo/modelo de Perfil de Empresa de Assessoria de Imprensa (ressaltamos que os nomes são fictícios):

A primeira parte do perfil é a Apresentação que mostra um resumo das principais atribuições da empresa. Varia de equipe para equipe. O que a equipe vai propor para o cliente? Fazer sugestões de pauta e nota? Fazer um blog ou site? Traçar estratégias de Marketing? O que não pode ocorrer é a equipe propor uma coisa e fazer outra.

A segunda parte do perfil é a Assessoria de Imprensa que mostra um detalhamento de tudo o que a equipe/empresa pode e se propõe a fazer. Diferencia-se do item anterior por mostrar passo a passo como serão as atividades a serem desenvolvidas junto ao cliente.

Normalmente, um dos trabalhos mais significativos de um trabalho de assessoria é a produção de veículos segmentados (os chamados house organs), como jornais, revistas, programas institucionais de rádio e TV, websites, etc. Trata-se de uma tendência mundial de especialização e segmentação de informações, uma vez que as empresas/ órgãos públicos/ organizações não-governamentais/ associações e sindicatos são os principais clientes e trabalham com públicos específicos.

Esse é o momento de “vender o peixe” da equipe/empresa. É mostrar para o cliente porque se deve investir na nossa assessoria. Em caso de equipes que estejam começando, vale colocar experiências anteriores dos integrantes, uma vez que, mesmo não sendo clientes da empresa, mostra o know-how do profissional.

Aqui é o momento de apresentar os profissionais/integrantes do grupo, bem como suas experiências anteriores. No caso de estudantes, vale colocar estágios, trabalhos voluntários e mesmo trabalhos de destaque na faculdade.

Finalmente, o contato com endereço, telefone, site, e-mail, etc. No caso de trabalhos, podem ser colocados os celulares dos integrantes, e mesmo um blog e um e-mail criado especialmente para o trabalho de Assessoria de Imprensa.

Autorização do Cliente

Como uma forma do processo de aprendizagem e para dar maior credibilidade e abrindo espaço para uma provável profissionalização, o trabalho exige que seja feita uma declaração de autorização por parte do cliente para a equipe, o que vale como um contrato para a cadeira, a equipe e o docente. O documento de autorização deve conter os seguintes itens:

- Texto autorizando claramente a equipe de desenvolver um trabalho de Assessoria de Comunicação;

- Assinatura expressa do cliente (em caso de pessoa jurídica, o responsável pela empresa);

- Telefone e e-mail de contato do cliente.

Diagnóstico: Entendendo a crise Autor: Carlos José Pedrosa - Fonte do Artigo: Site www.consultores.com.br

POR QUE O DIAGNÓSTICO?

Sempre, e todo ano, é natural apurar o valor da empresa. Essa avaliação, prevista na nossa legislação, é realizada sob o aspecto meramente contábil, através do balanço, que é um método específico de avaliação, com objetivos diferentes. Entretanto, não é possível, por meio da escrituração contábil, apurar correta e exaustivamente o potencial ou as dificuldades de uma empresa.

Todas as apurações - contábeis, financeira, técnica e comercial - são extremamente específicas e não fornecem meios que indiquem o valor global e sintético da empresa nem as perdas por negócios perdidos ou lucros não realizados. Sua finalidade é responder a questões específicas, e não às indagações quanto à política geral que preocupam o dirigente.

A decisão de realizar um diagnóstico decorre sempre da existência de problemas urgentes, às vezes de um emaranhado de problemas. A simples curiosidade não é motivo bastante para justificar a decisão de analisar um negócio, seja micro empresa, uma pequena empresa familiar ou uma grande corporação. É necessário que os problemas e as necessidades da empresa ou as escolhas a fazer para orientar sua evolução sejam percebidas com suficiente acuidade.

É imprescindível que se torne evidente a necessidade de uma visão clara, dinâmica e profunda do negócio e suas implicações. A empresa mergulhada em dificuldades será, normalmente, um dos objetivos prioritários de um diagnóstico. Entretanto, a utilidade de tal análise não é específica de empresas em crise.

O diagnóstico é um verdadeiro check-up, uma visão global que indica insuficiências, que permite analisar as instabilidades e avaliar os desequilíbrios. Deste modo, é um instrumento insubstituível para colocar em relevo toda desarmonia entre as estruturas da empresa ou entre a empresa e a realidade sócio-econômica na qual sua ação se desenvolve.

O diagnóstico é um instrumento indispensável de gestão, uma técnica gerencial de primeira ordem, ainda que a empresa apresente resultados satisfatórios. Neste caso, as decisões poderão ser mais importantes e fundamentais, porque poderão alterar o equilíbrio de um corpo são.

Em resumo, quando tudo vai mal, nada fazer é sempre pior que cometer um erro, visto que a inação, por si só, já é um grande erro. O diagnóstico é o único instrumento que apresenta uma visão global e dinâmica da empresa e que define um roteiro geral do processo de decisão.

Não se limitam a uma avaliação técnica, que responda a questões de especialistas, como o balanço, os relatórios de estoque, a posição de tesouraria e outros relatórios. Trata-se de um procedimento que habilita o empresário a obter uma visão clara, simples e precisa do conjunto do seu negócio. Não se adota aqui soluções já prontas, empacotadas ou milagrosas. Para chegar a apontar diretrizes, o diagnóstico prevê uma abordagem direta, profunda e eficaz, adequada ao objetivo a ser alcançado.

Diagnóstico: Entendendo a crise – II Parte


RESPOSTAS PARA AS SUAS PERGUNTAS

Um dirigente não concorda em contratar um diagnóstico sem ter razões definidas, claras e plausíveis. Essas razões são perguntas, sempre as mesmas, que nós nos fazemos praticamente todos os dias e que precisam de respostas urgentes:

• Que poderia ter feito a empresa?

• Que pode fazer a empresa?

• Que quer fazer a empresa?

• Que deverá fazer a empresa?

• Tenho realmente vontade de agir?

• Intervenções visando modificar certas atividades serão rentáveis em curto prazo?

• O clima da empresa admite tal intervenção?

Estas indagações emergem cada vez que resultados são apurados, que uma coleta de dados (contábeis, financeiros, técnicos) enseja conclusões e ressurge cada vez que um incidente grave ameaça o futuro dos negócios, como a obsolescência muito rápida de um produto ou mesmo a falta de motivação entre os empregados.

Será preciso um reexame e uma avaliação da unidade produtiva, assim como o desejo de recolocar os negócios no seu devido lugar, dentro do mercado onde evolui. O empresário não é o único envolvido em um processo de transformação das condições de vida de um negócio, principalmente tratando-se de um micro ou pequena empresa.

Inúmeros problemas humanos podem favorecer, ou, ao contrário, obstar uma ação em profundidade dentro da empresa. De um lado podem estar os empregados que se sentem motivados a procurar um caminho para a recuperação; de outro podem estar aqueles que temem perder status ou regalias. A vontade de agir e de transformar é um dos principais fatores de desenvolvimento ou de equilíbrio de uma sociedade.

O que a maioria dos que nela trabalha pretende, a começar pelo dirigente, é o que pretende a sociedade. Antes do início do diagnóstico, as questões englobam todos os problemas existentes; ao fim da avaliação, elas invocam ações corretivas, decisões imediatas.

Não vale a pena começar tal estudo se a primeira resposta à questão "Que deverá fazer a empresa?" não seja "Agir rápida e eficazmente, tendo em conta os resultados do diagnóstico".

Entretanto, o dirigente ou o executivo deve aceitar ser diretamente interpelado e questionado e ser flexível na forma de encarar o diagnóstico. Às vezes será preciso fazer um reexame de sua própria atuação à frente do negócio. Afinal, ninguém é infalível.

É preciso não apenas vontade de levar à cabo o estudo, mas também de aceitar as conclusões, de continuar a tarefa, colocando em prática as medidas corretivas que forem levantadas. Um diagnóstico, para ser realizado com êxito, exige certo número de qualidades das quais a primeira será sempre a coragem: coragem de obter os recursos para efetuar o diagnóstico, para tirar conclusões, para apresentá-las, para promover uma reorganização às vezes complexa da empresa, e humildade para assumir uma postura de autocrítica. O lucro e a segurança são questões que devem encontrar respostas satisfatórias.

Diagnóstico: Entendendo a crise – III Parte


CONFIANÇA É A CHAVE

A tomada de uma ou várias decisões e sua transformação em ordens sugerem a localização e a formulação de um ou mais problemas e a busca de informações significativas concernentes à empresa. Este é o papel do diagnóstico. Este programa exige, para ser bem conduzido, uma estreita colaboração de todos os setores da empresa.

Se ao fim do diagnóstico for verificado, com a concordância da direção, que certos problemas levantados apresentam caráter de gravidade e urgência, exigindo rápida intervenção, serão estudadas e propostas as soluções a adotar. O conjunto do trabalho de análise deverá se desenvolver em um clima de inteira confiança - mútua e permanente.

Só em tal ambiente o empresário poderá tomar, em todos os estágios do diagnóstico, as decisões que se tornarão necessário. O objetivo a alcançar é o de elaborar um inventário dos pontos fortes e fracos da empresa em todos os seus aspectos. Os pontos fortes serão explorados ao máximo; os pontos fracos serão examinados profundamente.

Ao fim do diagnóstico, o dirigente deverá obrigatoriamente tomar uma decisão imediata: ou bem ele se dá por satisfeito e decide não ir em frente; ou, ao contrário, o chefe da empresa resolve prosseguir sua ação, porque está íntima e firmemente persuadido de que é necessário corrigir certos erros.

Ele se propõe, então, a alguns objetivos. Mas, não será o caso de dar uma resposta impulsiva. A decisão de prosseguir na ação deve ser cuidadosamente pesada. O diagnóstico, então, terá cumprido suas finalidades: identificar os problemas, determinar suas causas, avaliar os recursos humanos e suas qualificações e ajudá-lo a encontrar soluções adequadas.

Com a realização do diagnóstico, a empresa solucionará seus problemas, economizando e prosperando mais que o custo dos Serviços Realizados. Se você quer ter alguma coisa com isto, não perca tempo. Contrate a realização de uma diagnóstica para ajudá-lo a vencer as turbulências, antes que seja tarde.

Planejamento de Ações

O que compõe o plano de ação?

O plano de ação é composto por uma série de providências / tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento.

Num plano de ação as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem cronológica. Deve constar também no plano de ação:

- Quem é o responsável pela execução; - Qual o prazo e/ou data limite para a sua conclusão; - Quais os recursos necessários.

Cronograma

O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a visualização de seu andamento.

Mailing List

A Mailing List (literalmente, "lista de correio") ou Mala Direta é uma lista de endereços de destinatários aos quais a Assessoria de Imprensa envia comunicados, notas, credenciais ou brindes com o propósito de incentivar a publicação de determinada informação.

A mailing geralmente é composta por endereços de jornalistas especializados no tema da atividade do assessorado (Esporte, Cultura, Internacional, Tecnologia, Moda etc.), editores de veículos relevantes, agências de notícias e, em alguns casos,outras assessorias e até concorrentes do assessorado. Para não perder a utilidade e a eficiência, a mailing deve ser atualizada continuamente pelos próprios jornalistas ou por empresas especializadas, que vendem mailings.

O uso de mailing list, através de estratégias bem aplicadas, pode tornar-se a mais eficiente forma de comunicação entre sua empresa e seus clientes, fornecedores e potenciais clientes.

Muitas empresas notaram que oferecer uma newsletter interessante e com conteúdo relevante aos seus consumidores é um ótimo método de aumentar a satisfação dos usuários, sua fidelidade e conseqüentemente o volume de vendas. Outras empresas experimentaram com sucesso o envio de promoções através de e-mail.

Como quaisquer outras ações de Marketing, existem estratégias que, quando aplicadas, garantem o seu sucesso. Nos textos a seguir, são apontadas algumas técnicas que o ajudarão a transformar sua campanha em um sucesso.

Mailing List – II Parte

Convide os usuários a inscreverem-se em sua lista

Existem diversas formas de criar uma lista de e-mails. Hoje existem pessoas vendendo listas prontas. Mas o pior método é colocar em uma lista pessoas que não sabem do que trata a newsletter e não pediram para recebê-la. Isto pode expor você a receber acusações de prática de Spam, ou ainda, receber mensagens dos usuários reclamando pela invasão de privacidade.

A melhor maneira é construir sua lista usando estratégias de cadastro facultativo. Envie promoções ou informação apenas aos usuários que explicitaram seu interesse em receber este tipo de correspondência. Você pode convidar as pessoas ao cadastramento através de diversas formas. Visitantes do seu website podem cadastrar-se através de formulário.

Em feiras, seminários, congressos e outros eventos, visitantes podem ser convidados a receber informações por e-mail. Ao efetuar uma venda em uma loja física, o vendedor pode oferecer ao cliente a opção de cadastro. Não basta ser fácil cadastrar-se em uma lista.

O usuário somente se cadastrará se souber das vantagens que terá se o fizer. Desenvolva mensagens com informações de interesse de sua empresa e dos leitores. Ofereça vantagens exclusivas a usuários cadastrados, como descontos, ofertas e promoções.

Mailing List – III Parte

Torne fácil e segura ao usuário a sua retirada da lista.

É fundamental que usuários que queiram retirar-se da lista consigam fazer isto de modo rápido e seguro, se você quer preservar uma boa imagem de sua empresa. Usuários que continuam recebendo mensagens que já não desejam tendem a reclamar da empresa que as envia, criando uma imagem negativa da mesma.

O mecanismo mais difundido de retirada do usuário de uma lista é muito sujeito a erros. Trata-se daquelas listas que têm normalmente uma mensagem em seu final como a seguinte: "Se você deseja retirar-se desta lista responda esta mensagem com o título 'retirar da lista'." Esta opção pode falhar, e muitas vezes realmente falha.

Por exemplo, se o usuário está cadastrado com um e-mail que é redirecionado para outra conta, o administrador tentará retirar a outra conta do cadastro, mas não a encontrará. Como conseqüência, você continuará enviando mensagens ao usuário, que a partir do momento que solicitou sua retirada, se sentirá incomodado toda vez que receber suas mensagens.

Felizmente existem diversas maneiras de tornar simples o processo de retirada de um nome da lista. Forneça instruções sobre como se retirar da lista em todas as correspondências enviadas. Previna-se de inscrições não intencionais enviando um e-mail de confirmação a cada inscrição realizada, orientando desde então a retirada do nome da lista. Isto protegerá sua lista de cadastros errados e abusos intencionais de terceiros.

Use um método de retirada da lista através de formulário no site, que confirme imediatamente a retirada do e-mail. Isto esclarece ao internauta seu sucesso ou insucesso na tentativa de retirar-se. Assim, caso o internauta, por algum motivo não consiga se retirar da lista, ele poderá tomar outras medidas, como entrar em contato com o administrador da lista e ser atendido.

Mailing List – IV Parte

Segmente e personalize suas mensagens.

Esteja preparado para suportar muitas listas diferentes, cada uma delas tendo uma interface distinta e adequada ao público que a lê. Notícias sobre produtos, releases, promoções e outros conteúdos de listas carecem de um layout adequado à mensagem divulgada.

Algumas pessoas iniciam suas listas achando que enviarão mensagens esporadicamente. Na prática, porém, esta freqüência aumenta, algumas vezes em proporções inimagináveis, à medida que se inicia o processo de segmentação da informação para os diversos públicos desejados.

Torne suas mensagens mais humanas.

Dirija-se aos seus leitores como se fossem indivíduos e sua campanha terá muito mais sucesso. Infelizmente o custo de envio de uma mensagem para cada cadastrado é muito alto, mas existem ações que podem criar a sensação ao leitor que a mensagem é direcionada apenas a ele. Faça com que o remetente seja uma pessoa, não uma empresa.

Uma mensagem cujo remetente é uma pessoa cria um ambiente ao leitor que o coloca mais confortável a responder. Pessoas sentem-se mais acolhidas por outras pessoas que por empresas. Usar os verbos na primeira pessoa do singular é outro modo de fazer com que o leitor sinta-se recebendo a correspondência de uma pessoa e não de uma empresa. Estimule as respostas.

Dê motivo aos leitores para que respondam suas correspondências, e dê continuidade à comunicação personalizada, respondendo às dúvidas colocadas, mesmo que as respostas sejam dirigidas a toda a lista.


Mailing List – V Parte

Crie conteúdo relevante.

Conteúdo relevante é fator crítico. Na verdade, é a melhor maneira de garantir que os cadastrados permanecerão inscritos em sua lista. Se seu site trata de esportes, mensagens com títulos das últimas notícias podem ser úteis para seus leitores.

Se o site é sobre jogos, dicas e truques podem ser informações que seus leitores desejem receber. Se suas mensagens não têm conteúdo relevante, podem ter todas as outras qualidades, mas não terão a força necessária para preservar seus leitores.

Ajuste a freqüência de envio de suas listas.

A partir do momento que voc6e sabe o tamanho do esforço de administrar uma lista e seus benefícios, você pode querer aumentar a freqüência de envio de mensagens. Restará então a dúvida sobre qual a freqüência ideal de envio. As mensagens estão saturando seus leitores? Você está enviando mensagens suficientes para fortalecer sua marca?

A freqüência ótima de envio de mensagens está diretamente relacionada à sua capacidade de gerar conteúdo relevante. Existem bons métodos para avaliar a freqüência. Pergunte aos leitores, através de enquetes. Acompanhe o índice de retiradas da lista após cada envio de mensagem e analise o conteúdo das mesmas.

Com algumas informações significativas, tente aumentar sua freqüência. Se o índice de retiradas aumentar, reduza-a. Encontre o ponto ideal. Importante é conseguir usar este recurso para comunicar-se com seu público, oferecendo relevância e gerando negócios.

Mailing List – VI Parte

Mantenha uma boa política de qualidade. Revise antes de enviar.

Lembre-se que a impressão dos seus leitores está baseada na comunicação que você estabelece com eles. Múltiplas cópias, afirmações pouco comprováveis, informações irrelevantes refletirão sua empresa como fraca.

Um eficiente processo de revisão é fundamental. Envie uma cópia para você mesmo antes de enviar a todos. Certifique-se que a formatação está adequada, que não há erros de português, que as orientações sobre como realizar a retirada da lista está incluída e é de fácil compreensão. Certifique-se da segurança necessária para evitar que enviem as suas listas por você.

Mailing List – VII Parte

Prepare-se para crescer sua estrutura de e-mails.

Certifique-se que seu sistema é capaz de suportar um aumento de usuários cadastrados. Se suas mensagens forem significativas para seus leitores, eles aumentarão, e seu sistema deverá enviar mais e mais mensagens. Algumas empresas inserem publicidade em suas listas de e-mail, tornando-as geradoras de receita. O sistema de envio de e-mail tem que ser confiável.

A partir do momento em que você usa o e-mail como forma de comunicação com seu público, ele torna-se mais importante para seu negócio. Imagine o esforço de construir uma mensagem com conteúdo relevante, publicidade ou promoções e não a ver atingindo seu público por falhas técnicas. Inaceitável. Imagine seu público esperando suas mensagens e não as recebendo.

Cada não recebimento pode ser uma frustração de um leitor. Maximize o valor de sua lista armazenando seus dados em um banco de dados confiável, que possa migrar com facilidade para outros sistemas de e-mail quando e se isto for necessário. Certifique-se que você tem um mecanismo automático de retiradas da lista.

Automatize o recebimento das mensagens de erro de envio de e-mail.

Algumas situações impedem que o sistema de envio de e-mail tenha sucesso. Exemplos são endereços inexistentes, caixas postais cheias, impossibilidade de conexão. O tratamento destas mensagens deve ter seu esforço minimizado, principalmente quando o volume de cadastrados for grande.

Aproveite todas as oportunidades de causar boa impressão.

Crie mensagens com uma diagramação adequada, responda a todas as mensagens enviadas pelos leitores, dê a eles boas vindas quando se cadastrarem, e até breve quando se retirarem. Disponibilize em seu site acesso às mensagens antigas, e mantenha a identidade visual de seu site nas mensagens.